Создание АРМ для персонала, разработка личного кабинета для сотрудников

Введение

Каждый человек должен иметь хорошее место работы. И это не только кресло, стол, компьютер и условия в кабинете. Это и информационная система, с которой он взаимодействует 8 часов в день.

Информационная система может быть в виде бумажных документов. Может иметь вид Excel файлов. Более современный вариант - это групповые чаты в мессенджерах.

В этой статье мы обсудим как выйти на новый уровень организации работ - работа сотрудника в личном кабинете. Личный кабинет - это специализированный АРМ для сотрудника, заточенный под решение задач именно этого сотрудника.

Создавая систему личных кабинетов для сотрудников, вы можете расширить этот подход в дальнейшем и на поставщиков, партнеров, заказчиков.

Рассматривайте ее как экосистему вашего бизнеса, которая развивается постепенно по мере возникновения новых вызовов и потребностей.

Что такое личный кабинет на сайте для сотрудников

Это рабочее место сотрудника

Павел приходит на работу, включает компьютер, заходит на портал, вводит логин и пароль. Что он видит?

Он видит статистические данные за предыдущий день, текущие задачи, открытые заказы. Он видит только то, что ему положено видеть. Он может делать с заказами только то, что предопределено для него бизнес-логикой приложения. Эту бизнес-логику закладываете вы сами на этапе создания системы.

Если работа сотрудника связана с обработкой информации, то он может работать в пределах системы 90% времени. Все равно есть звонки, встречи и т.д., которые зачастую удобнее проводить старыми удобными средствами.

Практически любую деятельность бизнеса можно свести к обработке неких заявок, именно их циркуляция в системе и является центральной в системе личных кабинетов. Каждый сотрудник выполняет просто свою роль в процессе обработки неких заявок.

Личный кабинет определяет права и возможности сотрудника.

Каждый сотрудник наделен определенными ролями. Директор, менеджер, оператор, кассир, водитель. Роль определяет возможности человека в системе. Человек может совмещать несколько ролей.

Сотрудник в системе имеет свой интерфейс личного кабинета, который определяется его ролями. Это упрощает для него понимание системы - нет ничего лишнего, что не связано с его обязанностями.

Личный кабинет задает способ работы и границы для участников системы

Роли пользователя задают некую лыжню для пользователя - он может делать только те действия, которые мы предусмотрели для его роли.

Задача бизнеса - эффективная работа каждого сотрудника. Минимум отвлекающих факторов, минимум ошибок при выполнении типовых задач. 

Личный кабинет с жесткими рамками дает возможность двигаться сотрудникам строго по процессам. Жесткость правил зависит от бизнес-логики, которую вы заложили в систему.

Что дает личный кабинет для руководства компании

Контроль действий и поведения сотрудников

В идеале вся работа сотрудника должна проводиться и фиксироваться через систему, при этом данные сохраняются в единое хранилище данных. 

Это позволяет анализировать данные, авторизировать такой анализ, делать выводы по статистике, а не ощущениям. В итоге это все нужно для принятия правильных решений.

Если вся работа сотрудника происходит в виде открытия страниц, заполнения полей и нажатия кнопок, вы можете каждое действие отследить, понять как быстро оно выполняется, в правильной ли последовательности, с выполнением ли всех предписаний.

Что вы можете контролировать:

  • когда человек начинает работать?
  • сколько в среднем идет превышение по задачам?
  • как быстро человек переходит с одной задачи на другую?
  • сколько в среднем человек закрывает оценочных часов по задачам?
  • как долго он обрабатывает новые заявки?

Контроль доступа к ресурсам

База клиентов - это критичный ресурс. Нельзя давать всем доступ к базе клиентов, т.к. ее просто могут унести с собой при увольнении.

Необходимо давать ограниченный доступ к критичным ресурсам. Сотрудник должен работать только с той информацией, которая ему нужна в текущий момент.

Можно создать инструменты работы в кабинете таким образом, чтобы затруднить сотруднику за один раз скопировать множество данных. К примеру, закрыть доступ к старым потенциальным клиентам, либо давать ограниченно информацию по ним. 

Помимо конфиденциальности есть еще и целостность данных. Может случиться так, что один человек случайно или намеренно повредит данные. И пусть это будет 1 строка в данных, а не все хранилище.

Установка способа работы для сотрудника, стандартизация задач сотрудника через личный кабинет

В деловой рутине, чем стандартнее, тем лучше. Не нужно каждый раз изобретать что-то. Просто сделайте хорошо то, что вы всегда делаете. Для большинства задач нужно именно это.

Если в компании нет стандарта выполнения задач, то каждый сотрудник будет выполнять, как он считает нужным. Будет высокий брак. Люди будут забывать сделать важные шаги.

Необходимо продумать свой идеальный процесс, наполнить его артефактами выполнения.

Личные кабинеты для сотрудников - это всего лишь инструмент реализации этой задачи. Они позволяют сделать процесс, который сотруднику сложно будет обойти.

Сложно ехать по глубокому снегу без лыжни.

Ускорение процессов, увеличение прозрачности процессов

Бывает трудно определить в чем именно возникают замедления в процессах. Кто именно фальшивит в оркестре?

Метрики работы по процессам дают возможность понять, где именно возникает наибольшая задержка.

Подобная прозрачность позволяет оптимизировать любой процесс: раскладываем на составляющие, ищем проблемные точки, думаем как их улучшить, улучшаем, заново измеряем.

Гибкость в работе

Если есть инструмент коллективной работы, предполагающий только наличие интернета и браузера, то появляются возможности работать удаленно. Некоторые сотрудники могут работать удаленно. Контроль системы можно вести с телефона, находясь в отпуске.

При этом важно перейти от парадигмы контроля "за плечом" к контролю "по метрикам".

Если сотрудник выполняет все быстро и заданным качеством, то какая разница, где он сейчас находится. Это также дает возможность сотруднику по-быстрому сделать из дома в выходной небольшое дело через личный кабинет, вместо того, чтобы ехать на другой конец города для 15 минут работы.

Мотивация, активность, игрофикация

У вас появляются более точные метрики для поощрения. Не просто смутные ощущения "он неплохо работает", а "сделано 23 задачи, закрыто 10 заказов, выручка 250 т.р.".

Можно вводить свои правила и элементы игрофикации для стимулирования людей работы в системе. И затем на основе показателей делать премии.

Какие это будут показатели, как будет считаться премия - это другой вопрос. Придумав свою систему показателей, вы сможете ее реализовать в системе личных кабинетов.

Уменьшение количества ошибок персонала

Есть такое понятие "защита от дурака", когда система заранее предугадывает простые типовые ошибки. Вы можете настроить свои процессы так, чтобы затруднить пользователю ошибаться. 

Чем ниже брак, тем быстрее двигаются процессы, тем больше объем выполненной работы.

Анализируйте типовые ошибки сотрудников и думайте как их можно избежать за счет строгих правил системы.

Cнижение издержек на обслуживание системы - проще обновлять и модернизировать

Мы говорим про систему личных кабинетов в виде портала.

Если необходимо обновить программу (а это частая потребность), то обновлять нужно только сервер. При этом личные кабинеты у сотрудников обновятся при очередной загрузке страницы.

Тем самым вы избегаете накладных расходов по обновлению каждой рабочей станции сотрудников.

Для обслуживания системы нужно не так много - аренда сервера (или хостинга), оплата домена, профилактика сервера. В отдельной статье мы разобрали вопрос стоимости владения решением.

Ненужные взаимодействия сотрудников - спрашивать, уточнять, ждать и т.д.

Это очень нервирует, когда дело стоит из-за того, что информация у человека, а он сейчас недоступен, занят другими делами. Приходится ждать, работа встает.

В идеале люди не должны напрямую работать друг с другом. Каждый делает свою часть работы в системе: вносит данные, создает задачи, проверяет задачи.

Чем меньше человеческого взаимодействия, тем меньше ненужных задержек.

Человеческое взаимодействие необходимо, когда нужно решить проблему. С точки зрения бизнеса такие ситуации нежелательны. Нужно стремиться их количество уменьшить к нулю.      

Единое хранилище данных

Данные проще защитить от потери, когда они лежат в одном месте.

Обязательно делать бекап с копированием на удаленное хранилище.

Если данные лежат где-то на компьютерах сотрудников, то постоянно будет возникать ситуация их нехватки: кто-то уволился, кто-то ушел в отпуск, у кого-то сгорел жесткий диск.

Все важные данные по бизнес-процессам должны храниться в единой системе.

Как личный кабинет упрощает жизнь сотрудникам

Единое место работы

Если у вас есть приятное удобное знакомое место, это упрощаем вам работу. Если ваша работа подразумевает работу с кучей различных сервисов, это напрягает своим разнообразием и необходимостью разбираться с каждым интерфейсом отдельно.

Чем привычнее интерфейс личного кабинета, тем лучше.

Все под рукой, никаких фокусов от системы. Все основные действия выполняются в едином месте в едином стиле.

Формы с подсказками и защитой от ошибок

Формы могут быть очень неудобными. Непонятные ошибки, большое количество полей, неясно как заполнять.

Если ваши формы спроектированы с учетом возможных проблем пользователя, он скорее всего этого не заметит. Хорошая форма - как судья в футболе. Его не замечают, пока она не начинает чудить.

Также хорошие формы помогут ускорить ввод данных, например, подсказывая данные для ввода, приводя кликабельные примеры ввода и типовые ответы.

Объединение мелких действий в одно

В нашей прошлой системе я делал кучу разрозненных действий при инициализации нового проекта: создавал контрагента, создавал проект, создавал договор, создавал этап, прописывал в этапе элементы сметы, создавал дополнительное соглашение на этап и создавал счет. Куча отдельных действий.

Сейчас мы используем всего 1 форму для создания всех этих объектов. Мы делаем 1 действие, а под капотом выполняется сразу несколько действий.

Если вы упростите жизнь своим пользователям подобным образом, то они будут предпочитать новый способ работы, и скоро забудут про все нюансы предыдущей системы. 

Помните, как раньше мы обменивались фильмами? Разбирали системный блок, подключали напрямую HDD к другому компьютеру. Новый способ получения видео позволил людям забыть про все эти прошлые сложности.

Напоминания

Система может давать пользователю нужную информацию в нужное время. Это зависит от бизнес-логики приложения, и требует тонкой итеративной настройки.

Если данных по уведомлениям будет слишком много, то пользователь просто забьет на ваши уведомления. Важно не переборщить с этим.

Чем меньше уведомлений и чем они критичнее, тем более ценными они будут восприниматься пользователем.

Мы живем в мире постоянного отвлечения. Все пытаются нас зацепить своим информационным шумом. Ваша система должна быть источником только важных уведомлений, которые дают пользу вашим сотрудникам. В этом случае они несознательно будут воспринимать уведомления системы как важные.

Работа из дома и с любого ПК

Работать в системе можно с любого места. Нужен просто интернет и телефон/планшет/ноутбук.

Это уменьшает риск возможных простоев, ведь работу можно сделать и из дома практически в любое время.

Также вам не нужны данные, которые остались на вашем рабочем компьютере - все данные лежат в системе, вы с телефона можете их получить, обработать информацию и произвести необходимые действия через личный кабинет в системе.

Показатели своей работы, игрофикация

Каждый человек хочет ощущать свою значимость.

Давая сотруднику панель показателей, он может следить за их изменением и пытаться влиять на их динамику. Это вызывает дополнительный игровой азарт, который может положительно сказаться на рабочих процессах.

В некоторых случаях можно делать соревнования между людьми. Главное, чтобы это не приобрело характер жесткой конкуренции, когда взаимопомощь и хорошие отношения пропадают, а на смену приходят зависть, личная гордость, трения.

Уменьшение необходимости спрашивать что-то у других

Когда вы кого-то спрашиваете, вы его отвлекаете от работы. При этом частота вопросов не имеет значения - каждый вопрос надо решать.

Сотруднику будет удобно, если большинство типовых вопросов можно решать через информационную систему, а по соседям.

Все зависит от человека, но в общем случае для бизнеса выгодно снижать количество лишних взаимодействий между людьми.

Возможные подводные камни при внедрении личных кабинетов для сотрудников

Внедрение системы личных кабинетов - сложный итеративный процесс, который требует постепенного развития системы по мере адаптации пользователей в ней.

Рассмотрим основные проблемы, с которыми можно столкнуться при внедрении в эксплуатацию системы личных кабинетов.

Сопротивление сотрудников

Сотрудники могут быть сильно привязаны к прошлому варианту работы. Кому-то лень учиться, кто-то просто любит бумагу, а кто-то боится, что все поймут его малый вклад в работу.

Привлекайте сотрудников на самой ранней стадии создания системы. Спрашивайте у них как они видят интерфейс личного кабинета для их роли.

Заручитесь поддержкой самых сильных сотрудников. Ведь именно для них вы делаете эту систему.

Придумайте элементы, которые будут способствовать к добровольному переходу человека к новой систему.

Если делать все принудительно, то очень вероятно, что формально они будут работать в новой системе, но в реальности выполнять работу по-старому. Пример: брать данные из системы, а потом печатать на принтере и работать с бумагой.

Заведите метрики вовлечения человека в систему. Как часто он заходит, сколько объектов создает за день в системе. Смотрите средний показатель по сотрудникам и подтягивайте отстающих.

Медленно делаются изменения

Об этом моменте вы навряд ли будете думать при создании системы. А он критически важен для успеха системы личных кабинетов.

Ваша система должна позволять быстро вносить правки в процессы, позволять делать улучшения практически на лету.

Если каждую новую функцию или малое улучшение надо ждать неделю, все неимоверно растянется. Шлифовка системы может занять кварталы и годы.

Если же у вас мелкие правки вносятся в тот же день, а в идеале в течение часа после обнаружения, то вы задаете высокий ритм шлифовки системы. Пользователи видят результаты своей обратной связи и предлагают новые улучшения.

Постепенно мелкие идеи шлифовки сойдут на нет, и пользователи будут работать именно в том интерфейсе, который они сами и создали. Активные участники правок будут в итоге считать этот интерфейс своим, что упрощает внедрение системы среди пользователей.

Нашу платформу Falcon Space, на базе которой создаются системы с личными кабинетами, мы делали с упором на возможность быстрых правок прямо из кабинета разработчика. Интерфейс программы и бизнес-логика подвижны. Можно по ходу эксплуатации менять различные элементы системы без необходимости ждать по 2 недели изменений.

Работа в обход системы

Это форма сопротивления сотрудников. В новой системе они есть, но работают по старым правилам, используя старые инструменты.

В любом случае будет некий переходной период, когда некоторые процессы будут вне системы. Нужно постепенно создавать условия для более удобной работы в новой системе.

Также система может содержать критичные ошибки. И запасной старый обкатанный способ работы - это как запасной аэродром.

Когда есть полная уверенность, что новая система хорошо функционирует, и в ней удобнее работать, то можно просто организационно закрыть старый способ работы.

К примеру, при переходе от старой системы ведения проектов к новой, у нас параллельно можно было работать в старой и новой системе (база данных одна). Через некоторое время мы просто отключили все аккаунты на старой системе.

Были запросы открытия старой системы, мы анализировали эти запросы и дорабатывали эти возможности в новой системе.

Недоверие к данным программы и ошибки

Если программа делает некие расчеты, и в них проскакивают ошибки, доверие пользователей к системе падает.

Необходимо вычистить эти ошибки, чтобы пользователь мог надежно полагаться на данные системы.

Первое время надо проверять за программой. Особенно когда правки бизнес-логики идут по ходу работы программы. Появляются новые варианты использования программы, новые условия скидок  в продажах и т.д. Все это может привести к появлению неточностей. Подробная ручная проверка на первых порах - отличное средство для того, чтобы убедиться, что программа "не врет".

Как разработать систему личных кабинетов для сотрудников

Если перед вами встала задача создать свою систему личных кабинетов, то начать следует с описания системы, которое затем можно передавать разработчикам для первичной оценки проекта.

Определить роли

Определите действующих лиц системы. Какие будут возможности у ролей? Какова будет зона ответственности каждой роли? 

Продумать процессы

Распишите каждый процесс в действиях ролей. Если процесс подразумевает обработку заявки, то какие статусы должна проходить заявка?

Чем проще описание, тем легче его будет читать и видоизменять. Не нужно использовать сложных нотаций для описания бизнес-процессов.

Продумать структуру данных

Определите основные объекты, с которыми будут работать пользователи. Заказ, Товар, Категория и т.д. Затем для каждого объекта определите основные поля.

В будущем эта информация понадобится для проектирования структуры базы данных.

По мере определения атрибутов объектов вы можете делать пометки, как будут они использоваться в системе, как бизнес-логика будет завязана на эти атрибуты.

Определить структуру кабинета каждой роли

На основании процессов можно определиться с составом страниц каждого кабинета. Структура страниц задает скелет портала.

Весь портал - это кабинеты, разделенные на страницы.

Для каждой страницы укажите примерное содержимое и какие ограничения по доступу есть для страницы.

Также вы можете сделать схематичные макеты ключевых страниц. Проще всего это сделать в Excel. Вид кабинетов состоит из простых элементов: формы, таблицы. В Excel вы можете довольно точно воспроизвести свой вариант оформления страницы, а также комментариями описать бизнес-логики страницы.

Готовое решение или делать свою систему кабинетов?

Прежде чем начать проект, необходимо определиться с вариантом создания системы личных кабинетов.

Вы можете найти готовое решение, либо создавать свое. Что при этом необходимо учитывать?

С нуля делать долго и дорого

Разработка с нуля - это очень долго и дорого. Многие моменты, которые есть по умолчанию в готовой системе, в случае разработки с нуля придется реализовывать своими усилиями.

Разработка с нуля подойдет только в крайнем случае, когда нет готовых решений и ваш проект настолько уникален в плане интерфейса и бизнес-логики, что разрабатывать нужно с самых основ.

Готовое сложно развивать

Полностью готовые коробочные решения обычно проблематично развивать. А система личных кабинетов для сотрудников - это тот проект, который будет меняться на протяжении всего жизненного цикла. 

Если берете готовое решение, сразу прорабатывайте вопрос о его кастомизации под свои нужды. Может так получиться, что поработав год в такой системе, вам придется от нее отказаться из-за невозможности адаптировать ее под свои новые потребности.

Наш вариант - готовая базовая часть, но которую можно развивать под себя

Наше решение подразумевает готовые кирпичики, из которых можно быстро собирать свое решение.

В роли кирпичиков выступают: Формы, Таблицы, Ресурсы, Выгрузка документов, Дашборды, Графики и т.д.

При этом мы создаем более крупные компоненты (Контрагенты, Финансы, База знаний и т.д.), которые можно адаптировать под свои нужды.

И наконец, есть готовые решения (Площадка услуг, CRM, Клиентский сервис), которые так же можно адаптировать и изменять по мере возникновения потребностей.

Основная идея - снижение стоимости развития системы. Есть возможность постепенного развития системы по мере эксплуатации системы.

Falcon Space - решение для создания личных кабинетов для сотрудников

Платформа предлагает инструменты для быстрого создания систем с личными кабинетами и каталогом. Вся разработка ведется на очень узком стеке - MS SQL Server (бизнес-логика и хранение данных) и Bootstrap (верстка страниц).

Для поддержки системы достаточно одного человека, знающего SQL.

Преимущества системы

Основные преимущества использования системы таковы:

  • Снижение стоимости владения. Узкий стек разработки позволяет уменьшить расходы на сопровождение проекта.
  • Большой набор возможностей из коробки. Каталог возможностей платформы. Практически все возможности настраиваются через SQL.
  • Возможность кастомизации и развития решения. Можно менять существующую бизнес-логику, добавлять кабинеты, роли, страницы.
  • Быстрые изменения по ходу эксплуатации. Правки бизнес-логики и интерфейса можно выполнять очень быстро, прямо из кабинета администратора, и это сразу отразится у всех пользователей системы.
  • Удобство использования. В системе есть множество примочек, улучшающих юзабилити. Смотрите подробную статью Руководство по юзабилити.   

Ключевые ссылки по платформе

Посмотрите примеры нашей платформы, и оцените, насколько она подойдет для решения ваших задач.

Опишите ваш проект в виде концепции проекта, и мы сможем дать начальную оценку вашего проекта в виде предварительного КП.

Ключевые моменты при внедрении личных кабинетов для сотрудников

Что необходимо учесть при создании своей системы личных кабинетов?

Интеграция

Продумайте с какими внешними системами вы планируете тесно взаимодействовать. Это могут быть платежные системы, 1С, системы склада, гео сервисы.

У этих систем должен быть некий API, к которому будет подключаться ваша система.

Если вы планируете сделать свой API (т.е. к вам будут подключаться другие системы), опишите какие возможности будет давать API внешним системам.

Возможность кастомизации

При выборе системы обращайте внимание на возможность доработок системы под свои нужды.

Система может стоить недорого в начальном виде, но при этом любое изменение будет требовать значительных затрат.

Пробуйте спрогнозировать возможные изменения в будущем и запрашивать стоимость этих изменений до приобретения решения. Тем самым вы обезопасите себя от рисков перерасхода на доработки системы.

Быстрая адаптация под потребности

Чем проще и быстрее править систему, тем более активно будет идти процесс развития.

Если цикл любой доработки долгий, то увеличивается стоимость доработок, и в целом процесс внедрения и адаптации растягивается во времени.

Быстродействие

Если система дает задержки, то это будет вызывать негатив у пользователей.

Это может быть связано как с коренными проблемами программы (неоптимизированный код), так и ошибками в администрировании системы.

В своей практике мы стараемся отказываться от медленных возможностей. Дело в том, что накопление подобных медленных возможностей в системе в итоге приводит к тормозам всей системы.

Изначально проектируйте свои страницы с учетом быстродействия: не нужно вываливать на страницу 1000 записей за 1 раз, не нужно делать сверхсложные фильтры для данных с очень витиеватой бизнес-логикой.

Порядок в бизнес-процессах

Сначала оптимизируйте свои процессы, а потом переносите их в систему личных кабинетов. Сама по себе система не наведет порядок в процессах.

Улучшите процессы хотя бы на отдельном участке. Проверьте на ручном варианте, что это работает как надо, а затем уже переносите в систему личных кабинетов этот процесс.

Итеративность разработки

Изначально исходите из того, что шлифовка системы будет постоянная.

Нельзя сделать систему личных кабинетов за 1 раз и потом пользоваться ею в неизменном виде.

Уже на этапе разработки будут появляться новые идеи как улучшить. На этапе эксплуатации подключатся реальные пользователи, и этих идей станет еще больше.

Также надо учитывать, что реалии бизнеса меняются, и ваша программа должна успевать меняться вслед за ними.

Заключение

Кратко мы рассмотрели основные аспекты разработки личного кабинета для сотрудников.

Теперь у вас есть четкое понимание по структуре разработке подобной системы. Начните с описания системы - роли, структура страниц, структура данных.

Рекомендуем посмотреть статьи про создание личного кабинета для клиента и создание CRM на заказ.

Создание кабинетов - это последовательный процесс развития своей бизнес-системы и вклад в свою экосистему. Рассматривайте свою систему личных кабинетов как один из активов вашего бизнеса.

Теги: crm (10)

Автор статьи - Руслан Раянов

Cоздатель платформы Falcon Space

Смотреть демо

Товарный маркетплейс Площадка услуг Площадка аренды CRM для B2B CRM для грузоперевозок
Демо решения можно развивать и кардинально бизнес-логику под свою предметную область

Как узнать бюджет/сроки своего проекта?

1. Создать концепцию проекта

Шаблон концепции

2. Отправить нам документ концепции

на Whatsapp +7 920 954 2217

3. Мы подготовим КП с детализацией по модулям

Пример КП

Платформа Falcon Space

Это снижение стоимости владения

за счет меньшего количества людей для поддержки

Это быстрое внесение изменений

по ходу эксплуатации программы

Это современный интерфейс

полная адаптация под мобильные устройства

Демо-стенд компонентов
На стенде можно посмотреть различные компоненты в действии: таблицы, формы, модальные окна, диаграммы, карта и т.д.
Демо-сайт решений
Базисные решения, которые можно гибко адаптировать под себя: менять внешний вид, бизнес-логику и даже структуру базы данных.
Получить оценку проекта
Создайте концепцию проекта на основе нашего шаблона и получите оценку проекта в виде КП.

Если вам нравятся наши статьи, то пожалуйста подпишитесь на наш канал в Telegram - Falcon Space.
В нем мы будем публиковать обновления по статьям и другие материалы касательно нашей платформы.